Klanten hebben het recht om te verzoeken dat hun persoonsgegevens worden verwijderd wanneer deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of wanneer de klant zijn toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking is.
Er zijn uitzonderingen op het recht op vergetelheid, bijvoorbeeld wanneer gegevens moeten worden bewaard voor naleving van een wettelijke verplichting of voor het uitoefenen van een juridische procedure.
Het is belangrijk voor pandhuizen en juweliers om een duidelijk beleid en procedures te hebben voor het beheer en verwijderen van klantgegevens, in overeenstemming met de AVG, om naleving te waarborgen en de privacy van klanten te beschermen.
Anonimiseren
Anonimiseren betekent het aanpassen van gegevens zodat je niet meer kunt zien van wie die gegevens zijn. Bijvoorbeeld, als je een lijst hebt met namen en adressen, dan verwijder je die specifieke informatie of vervang je die door iets algemeens. Hierdoor kan niemand meer achterhalen welke persoon bij de gegevens hoort. Dit wordt vaak gedaan om de privacy van mensen te beschermen, vooral bij het delen van informatie voor onderzoek of openbare rapporten.
PandVision anonimiseert persoonsgegevens in de relatiekaart en transacties en verwijdert legitimatiebewijzen en bankrekeningen van de relatie. Transacties blijven met geanonimiseerde persoonsgegevens bewaard zodat er voor de rapportage van PandVision geen data verloren gaat.
Voorwaarden
Voordat persoonsgegevens geanonimiseerd worden moet aan de volgende voorwaarden voldaan zijn:
-
Er mogen geen lopende beleningen meer zijn
-
Verkopen moeten volledig betaald zijn
-
De bewaartermijn na de laatste transactiedatum moet verstreken zijn
Instellingen
In PandVision zijn er drie instellingen om het anonimiseren op uw situatie in te stellen.
De eerste twee staan bij de programmainstelling 'Anonimiseren'.
Deze zijn te vinden via menu: Beheer/programmainstellingen/Anonimiseren.
-
Anonimiseren: uit: functionaliteit anonimiseren is niet actief, aangevinkt: functionaliteit is actief.
-
Maanden na de laatste transactie: De persoonsgegevens worden geanonimiseerd nadat het aantal maanden na de laatste transactie verstreken is. Voor beleningen wordt de laatste verlengdatum als laatste transactie beschouwd. Deze termijn kan bijvoorbeeld gebruikt worden om retouren of garantieclaims af te werken.
3. De derde instelling betreft het gebruikersrecht anonimiseren. Dit gebruikersrecht is terug te vinden bij de gebruikersgegevens in de tab algemeen (menupad: Stamgegevens/gebruikers). Alleen gebruikers met het recht 'Anonimiseren' kunnen deze functionaliteit gebruiken.
Anonimiseren
Maak een back-up voordat persoonsgegevens geanonimiseerd worden. Als er iets mis gaat kan dit met de back-up eenvoudig en snel hersteld worden.
Nadat de instellingen gedaan zijn komt onder in de relatiekaart een knop 'Anoniem' Met deze knop kan de relatie geanonimiseerd worden.
PandVision vraagt om bevestiging.
Wanneer één van de inkoop- verkoop- of beleningstransacties binnen de bewaartermijn vallen, wordt de bewerking afgebroken.
Als er geen transacties zijn die in de bewaartermijn vallen worden de persoonsgegevens geanonimiseerd. Dit houdt in dat:
-
Persoonsgegevens vervangen worden door de term 'Anoniem'
-
De geboortedatum op 15-05-1828 wordt gezet
-
Het geslacht krijgt de aanduiding 'X'
-
Aantekeningen in het aandachtsveld worden vervangen door de term 'Anoniem'
-
Legitimatiebewijzen worden verwijderd in de relatiekaart
-
Legitimatiebewijzen in de transacties worden verwijderd
-
Persoonsgegevens in transacties worden vervangen door de term 'Anoniem
-
Bankrekeningen worden verwijderd
